毎月末、提出されたタイムカードをもとに、勤務日数、残業時間などをエクセルで集計するのが、私の業務の１つでした。FAXでの提出は文字がかすれて読めないことも多く、結局、電話確認が必要になったり、「持参する」と連絡があっても、なかなか提出されなかったり…。毎月、月末になると、暗い気分でしたね。仕事だから仕方ないかなぁ、と思うのですが、楽しい業務ではありませんよね。タイムカードを回収して部門別に並び替え、入力するのも手間でした。

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そんなとき、社長から Google スプレッドシート （以下、 スプレッドシート ）を使うようにと、指示がありました。「共有」できるから、というのですが、始めのうちは何もわかっていませんでしたね。G-COSを受講して、エクセルファイルを、スプレッドシート に変換できると知り、早速やってみたんです。

 

しかし、エクセルでセルを結合してあったり、複雑な関数で出勤日を自動計算できるようにしてあったため、うまくいきませんでした。１ヶ月の間、苦労して試しましたのですが、とうとう諦めて、自分で１からスプレッドシート で作成してみることにしました。EDLさんから教えてもらったように、わからないところは自分で Google 検索 で調べながらやるしかないか、と腹をくくりました。

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ところが、想像していたよりもずっと簡単に、しかも自分が思った通りに作成できたんです。「セルの結合」や「列の非表示」とかも、「なんだ。こんな簡単なことだったの！？」と。この体験がとても新鮮だったんです。

 

部門毎にあらかじめシートに分け、社員全員分がいつでも確認できるようにしました。未入力もすぐにわかります。また「コメント」機能では、本人に スプレッドシート から直接メールで連絡できるので、やり取りもスピーディに終わります。

 

このシステムを一度に全員に浸透させるのは難しいと感じ、部門ごとにゆっくりすすめました。 最初は、他の社員も スプレッドシート に馴染みがなかったので、「面倒だ」と言う人もいました。でも、最近では慣れてきたのか、みんな当たり前のように使っています。

 

現在、タイムカードは廃止しました。工事部員は、タイムカードを出すために帰社する必要がなくなったので喜んでいますよ。その結果、集計は月１回で、「２時間」程度の作業で完了するようになりました。月あたり６時間は時短していますね。

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ということは、年間で72時間！ 改めて年間９営業日を時短できたって考えるとちょっと怖いですね。Google を知らないままでいたら、きっと今でも同じ作業を疑いもなく繰り返していたはずですから。

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私の感想ですが、 Google を使えるようになったことで、以前よりも、「自由になった」と感じます。仕事がやりやすくなりましたし、楽しくなりました。