事例紹介

導入事例 vol.1

平山建設株式会社

代表取締役
平山 秀樹

G Suite は専門知識がない人でも

色々な工夫ができるから、

「私も結構できるじゃん!」と嬉しくなる。

地元成田で 1901 年(明治 34 年)創業以来、100 有余年を迎えた建設会社。「お客様にとって、より快適な住まいとは何か」というシンプルな問いに社員全員が真正面から取り組み、日々研究開発を重ねている。建設会社とホテル運営会社の社長を務める山中氏は、社内全体にクラウド活用の便利さを広めようとしたが、なかなか浸透しないという問題があった。そこで G-COS を導入したところ、社員が積極的に G Suite を使ってクラウド活用を始め、社内の情報共有の仕方がだんだんと変わっていった。平山氏は、G Suite をうまく活用する術をG-COS で学べたからこそ、ここまで会社が成長できたのではないかと語る。

課題

実は10年前から G Suite を導入していました。
しかし社員が使ってくれず、どうすればいいか悩んでいました。

10年前から、社員にG Suite (当時のGoogle Apps)のビジネスアカウントを付与していました。そのためGoogle のアプリが使える状態ではありましたが、新しいITツールを覚えることに拒否反応を示す社員も多く、生産性向上に繋げられていない状態でした。また、かなり高額なサーバも導入してしまったのですが、結局 G Suiteでも同じことができるな、と気づきました。本当にかなりのお金をかけたんです。それだけあれば、G Suiteでできることはもっとあるんじゃないかな、と思っていました。

導入の

きっかけ

どう活用していけばいいか考えていたところ、EDL 代表の平塚さんから「 G Suite を使って教育の質を高める」「そのための教材(G-COS)を作成中です」と聞いて、まさにこれだ!と思いました。 G-COS の動画を社員に見せると、実際にアプリを使い始める社員が出てきて、他の社員も「自分にもできるかも」と使い始める連鎖が生まれてきました。

G-COS 導入後

クラウドでの書類作成や共有があっという間に社内へ広がり、 社員の方から提案してくれる体制へと変化した!

あっという間に社内で広がったのは「クラウドで書類を作成する」「それを社内関係者や協力会社さんと共有する」ということですね。これだけでも、とても大きい変化でした。 具体的には、稟議書や現場の進行報告書、勤怠管理などを G Suite、Google ドキュメント、Google スプレッドシート  で作成するようになって、社員から作業時間が減ったという声を聞きました。

 

どこまで誰に見せていいかの判断が難しい書類も、従来導入していたシステムでは何百万掛かる、と言われていたのに G Suite では標準でできるということもG-COSで知りました。しかもセキュリティも担保されている!まさか、SFA(営業支援システム)をもう使いませんと宣言する日が来るとは思いませんでした。

 

先日、電子契約の説明会を行なったのですが、10年ぐらい前からずっと言ってきて空回りで終わっていた「契約をデジタル化しよう」という意見を、皆さんあまり抵抗なく聞いてくれて、ぽかーん、でした(笑)。 仕事の量も増え、規模も拡大できたのは平塚社長と、G-COSをうまく活用できたからだと思っています。 

研修風景

G-COSを始める前と後の変化

Before

After

「目の前の仕事で精一杯なのに、新しいITツールを覚える時間なんて持てない」ネガティブな印象から社員の間では中々広まらなかった。

思ったよりも簡単で、抵抗感も薄れていった。 社員同士で、G Suite アプリをどう使えばこれが実現できるか、を相談し合えるようになった。

Google ドキュメント で作成し、共有したい相手には共有設定とURLを送信するだけ。誰かが修正すると履歴が自動保存され、修正前に戻すことも可能。再度共有し直す必要もない。

Word で作成した文書ファイルをメールで送信。 変更があるたびWordを開いて修正&保存し直し、また送信・・・

G Suiteは、専門知識がない人が使ってもいろんな工夫ができる。自分の思い通りにカスタムでき、「私も結構できるじゃん!」と、嬉しくなる。

導入されていたシステムは、仕様変更がとても大変。お金も時間も掛かるので、こうなったらいいな、と思っても何もできず、我慢しながら使っていた。

Google スプレッドシート で勤怠管理システムを構築、

年間72時間を時短!

仕事に自信をもてるようになり、楽しく感じるようになった。

総務 沖倉 ふみ子 様

毎月末、提出されたタイムカードをもとに、勤務日数、残業時間などをエクセルで集計するのが、私の業務の1つでした。FAXでの提出は文字がかすれて読めないことも多く、結局、電話確認が必要になったり、「持参する」と連絡があっても、なかなか提出されなかったり…。毎月、月末になると、暗い気分でしたね。仕事だから仕方ないかなぁ、と思うのですが、楽しい業務ではありませんよね。タイムカードを回収して部門別に並び替え、入力するのも手間でした。

そんなとき、社長から Google スプレッドシート (以下、 スプレッドシート )を使うようにと、指示がありました。「共有」できるから、というのですが、始めのうちは何もわかっていませんでしたね。G-COSを受講して、エクセルファイルを、スプレッドシート に変換できると知り、早速やってみたんです。

 

しかし、エクセルでセルを結合してあったり、複雑な関数で出勤日を自動計算できるようにしてあったため、うまくいきませんでした。1ヶ月の間、苦労して試しましたのですが、とうとう諦めて、自分で1からスプレッドシート で作成してみることにしました。EDLさんから教えてもらったように、わからないところは自分で Google 検索 で調べながらやるしかないか、と腹をくくりました。

ところが、想像していたよりもずっと簡単に、しかも自分が思った通りに作成できたんです。「セルの結合」や「列の非表示」とかも、「なんだ。こんな簡単なことだったの!?」と。この体験がとても新鮮だったんです。

 

部門毎にあらかじめシートに分け、社員全員分がいつでも確認できるようにしました。未入力もすぐにわかります。また「コメント」機能では、本人に スプレッドシート から直接メールで連絡できるので、やり取りもスピーディに終わります。

 

このシステムを一度に全員に浸透させるのは難しいと感じ、部門ごとにゆっくりすすめました。 最初は、他の社員も スプレッドシート に馴染みがなかったので、「面倒だ」と言う人もいました。でも、最近では慣れてきたのか、みんな当たり前のように使っています。

 

現在、タイムカードは廃止しました。工事現場の人は、タイムカードを出すために帰社する必要がなくなったので喜んでいますよ。その結果、集計は月1回で、「2時間」程度の作業で完了するようになりました。月あたり6時間は時短していますね。

ということは、年間で72時間! 改めて年間9営業日を時短できたって考えるとちょっと怖いですね。Google を知らないままでいたら、きっと今でも同じ作業を疑いもなく繰り返していたはずですから。

私の感想ですが、 Google を使えるようになったことで、以前よりも、「自由になった」と感じます。仕事がやりやすくなりましたし、楽しくなりました。

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