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データをクラウド化していたおかげで、浸水被害後の営業再開もスムーズでした
2009年開業の整骨院。施術者1名とスタッフ1名で営業している。地域の身近な整骨院として腰痛整体、産前産後の骨盤軸整体等の施術を行うほか、付属の「福島・須賀川巻き爪矯正センター」では巻き爪の矯正も手掛ける。
Google Workspace （当時は G Suite ）の導入は2019年春。院の様々なデータを保存していたハードディスクの破損がきっかけだった。USBメモリも含め、データを収めた機器の破損はこれが3度目。この時にはデータの取り出しに17万円を費やしたものの、復旧できたのは全体の3割ほどだった。そのような時に Google Workspace の存在を知り、即座に導入を決めたという。
「 Google は知っていたが、Google スプレッドシート （以下、スプレッドシート ）のようなアプリがあることは全く知らなかった。業務でExcelはよく使っていたので、これはいいと思いました」と語る。
院長
桑名 勇一 様
導入の効果
床上15cmの浸水被害も翌日には営業再開。
クラウドの強みを実感
2019年10月に日本各地に甚大な被害をもたらした台風19号による洪水で、整骨院も被害に遭いました。院内も浸水して大変でしたが、データをクラウド化していたおかげで復旧がスムーズに進みました。店舗内の片づけにどうしても時間がかかる分、データに関する不安が一切ない強みは災害に遭って改めて実感しました。隣の店舗はサーバーの入れ替えなども必要で、再開までに数週間掛かっていたと思います。
施術自体は場所があれば再開できますが、保険請求などに必要なデータは日々保存しておかなければなりませんし、ましてデータの破損など許されません。また以前は紙に記入したものをPCに手入力していたのですが、Google Workspace によってそこが滞らなかったのは助かりました。
G-COS導入後
Google スライド で講座資料を共同編集。 Google Keep のテキスト抽出機能も活用。
G-COS の講座を受けて、スプレッドシート の他に Google スライド や Google Keep（以下、Keep ）も活用するようになりました。
オンライン体操教室・出張講座などの資料をスタッフと共同で作っています。スマホやタブレットで場所を問わず編集できるので、講座の依頼をいただいたりアイデアが浮かんだりした時にすぐ形にすることができます。
Keep で手元にある紙の資料を撮影し、テキスト抽出機能を使うことで、資料の内容を簡単に充実させることもできて便利ですね。
G-COS を始める 前と後の変化
1.治療に使うテーピングやエタノールなどの在庫管理の手間が軽減。
Before
Excelで作った表を印刷
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スタッフが月末に在庫を確認し記入
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PCでExcelの表に手入力
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不足分を発注
After
在庫確認をしながらスタッフがタブレットで スプレッドシート に入力
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スプレッドシート の数字を確認して不足分を発注
2.日報の入力や決算時の集計が楽に。
プルダウンによる入力でミスやその確認作業がなくなった。
Before
複数台のPCでデータを管理。日々USBでデータを移動、決算時の集計はファイル間で数字をコピーしていた。
After
関数を埋め込んだ スプレッドシート に日報を入力すれば、月報・年報など複数のファイルに数字が反映され自動集計。入力はプルダウンでできるようにし手間も誤入力も減った。
3.お客様の体操の記録を Google フォーム（以下、フォーム ）で。
自宅でセルフケアに取り組んでもらっている方とのコミュニケーションに活用。
Before
体操の記録シートを印刷して渡し記録してもらう
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撮影してLINEに送信
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画像を見てアドバイス
After
フォーム へのリンクをメールで送信
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運動内容を入力してもらう
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スプレッドシート に蓄積された記録から、より長期的な推移も参照してのアドバイスが可能に
導入を検討されている方へ
日々のルーチンが変わり、新たな仕事に意識が向くようになりました
Google は知っていましたし、Excelは長年使いこなしてきましたが、スプレッドシート のことは全く知りませんでした。知らないことは何よりも損失だと思いました。まずは知ること、そして便利さを体験してみることが大事です。私もG-COS 受講を機に、改善のための一歩を踏み出すことができました。
整骨院の事務作業は苦にならないのですが、単純なルーチン作業にはちょっと嫌気が差していました。日々USBメモリでPC間のデータを移し、入力ミスがあれば過去の記録と照らし合わせ、決算前には複数のファイルから数字をまとめ…。 Google Workspace の導入でこれらのストレスから解放され、時間の余裕ができました。
コロナ禍前からオンライン講座は開いてきましたが、今後も新たに得た知識から講座の幅を広げていきたいと考えています。Google Classroom は受講者の方と双方向のやり取りに活用できそうですね。これからも他のアプリや新たな機能について知る機会を得ていきたいと思います。
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